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Créer une règle de message pour déplacer les pièces jointes

par Frédéric Brugnot le 8 octobre 2002

Rubrique : Internet et communication

Présentation

Voici comment créer une règle de courrier avec Outlook Express 5 et 6 pour que les messages comportant des pièces jointes soient automatiquement déplacés dans un dossier approprié dès leur arrivée. Il est alors beaucoup plus facile de remarquer qu’un message comporte une pièce jointe ce qui peut s’avérer utile pour détecter un éventuel message infecté par un virus.

Vous pouvez également lire l’article [->13] Qui explique comment trier automatiquement dans des dossiers les messages des différentes listes de discussion.

Création du dossier

Tout d’abord, il faut créer le dossier qui recevra les messages contenant des pièces jointes.

Pour cela,

- Allez dans le menu "fichier", sous menu "nouveau" puis cliquez sur "dossier...".
- Entrez le nom du nouveau dossier, par exemple "messages avec pièce jointe".
- Avec tab, passez à la liste des dossiers existant et avec la flèche vers le haut, placez-vous sur "dossiers locaux" afin que votre nouveau dossier soit créé à cet endroit.
- Validez avec Entrée, votre nouveau dossier est créé !

Création de la règle

Maintenant, passons à la création de la règle de message proprement dite.

Dans le menu "outils", choisissez "règles de message" puis "courrier...".

Si vous avez déjà créé d’autres règles de messages, vous vous retrouvez alors sur la liste des règles existantes. Placez-vous sur le bouton "nouveau..." à l’aide de la touche Tab et cliquez sur ce bouton en appuyant sur la barre d’espace.

Par contre, s’il s’agit de votre première règle de message, vous passez tout de suite à l’étape suivante.

Nous sommes maintenant dans la boîte de dialogue "Nouvelle règle de courrier". Elle est composée de 4 éléments :

1. Dans la liste des critères, descendez jusqu’à "lorsque le message comporte une pièce jointe" et appuyez sur la barre d’espace. Jaws ne dit rien lorsque vous appuyez sur espace, c’est normal.

2. Faites une tabulation, vous arrivez sur la liste des actions. Le premier élément de cette liste est "Le déplacer vers le dossier spécifié", restez dessus et appuyez une fois sur la barre d’espace. Descendez ensuite avec la flèche vers le bas jusqu’à "et ne plus traiter de règle" puis appuyez sur la barre d’espace.

3. Faites une tabulation, vous arrivez sur une zone d’édition un peu spéciale nommée "description de la règle". Appuyez une fois sur la flèche droite, vous entendez "spécifié", appuyez alors sur entrée. La liste des dossiers apparaît, choisissez le dossier que vous avez créé pour recevoir les pièces jointes et appuyez sur entrée. Vous revenez alors dans la zone d’édition de description de la règle, si vous appuyez sur la flèche droite, vous pouvez constater que le mot "spécifié" a été remplacé par le nom de votre dossier.

4. Faites une tabulation, vous arrivez dans la zone d’édition "Nom de la règle", donnez le nom que vous voulez, par exemple "Déplacement des pièces jointes".

Vous pouvez maintenant aller sur le bouton Ok et valider cette boite de dialogue.

S’il s’agit de votre première règle, vous n’avez finalement plus qu’à faire quelques tabulations pour aller sur le bouton Ok et valider pour terminer la création.

Par contre, si vous avez déjà créé d’autres règles, celle-ci va se ranger à la suite des autres mais pour qu’elle soit réellement efficace, il faudrait qu’elle soit placée en tête de liste.

Avec des tabulations, allez sur la liste des règles, vous pouvez constater que votre nouvelle règle est bien en dernière position. Pour la remonter en première position, placez-vous bien sur la règle puis avec quelques tabulations allez jusqu’au bouton "monter". Appuyez plusieurs fois sur la barre d’espace, cela aura pour effet de remonter la règle d’un niveau à chaque fois. Lorsque la règle est arrivée en haut de la liste, le bouton "monter" disparaît, il ne reste alors plus que le bouton "descendre". Attention, si vous continuez à appuyer sur espace, la règle va alors redescendre.

Vous n’avez maintenant plus qu’a vérifiez que la règle est maintenant bien la première de la liste et si c’est le cas, allez jusqu’au bouton Ok puis validez, c’est terminé !

Pour vérifier que votre règle fonctionne, vous pouvez très bien vous envoyer à vous -même un message contenant une pièce jointe et constater qu’il se range tout seul dans le dossier approprié.

Explications complémentaires

Si vous voulez savoir pourquoi la règle des pièces jointe a été construite de cette façon, voici brièvement présenté le fonctionnement et l’enchaînement des règles de message :

Lorsqu’un message arrive, il est évalué par les différentes règles qui ont été définies.

Si le message correspond au critère d’une règle, l’action qui a été spécifiée dans cette règle est alors exécutée puis le message est ensuite soumis à la règle suivante. Il est donc tout à fait possible que plusieurs règles s’exécutent pour un même message et c’est donc généralement l’action de la dernière règle qui va finalement s’appliquer.

Il est cependant possible d’éviter que le message soit évalué par les règles suivantes en ajoutant l’action "Arrêter de traiter davantage de règles".

Pour que notre règle des pièces jointes fonctionne correctement, il y a donc deux solutions.

1. Placer cette règle à la fin de la liste des règles, puisqu’elle sera exécutée en dernier, c’est elle qui aura réellement un effet. Cependant, cette méthode est un peu risquée car si un jour vous créez de nouvelles règles, elles s’ajouteront à la suite de notre règle des pièces jointes qui ne sera alors plus la dernière et risque donc d’être inefficace.

2. La solution la plus fiable, telle que nous l’avons exposé ici, est de placer notre règle des pièces jointes en tête de liste et de préciser qu’il ne faut ensuite plus traiter davantage de règle. De cette façon, la règle est alors prioritaire car elle est exécutée en premier et si elle s’applique, les autres règles seront ignorées.



Frédéric Brugnot